5 mẹo sử dụng Microsoft Word chuyên nghiệp

Posted on Posted in Thủ thuật Word

Hầu hết dân văn phòng đều sử dụng tới Microsoft Word – một phần nhỏ trong bộ Office của hãng Microsoft. Tuy nhiên không phải ai cũng biết sử dụng đúng và hiệu quả mọi tính năng của nó, liệu rằng bạn có biết 5 mẹo sử dụng Microsoft Word chuyên nghiệp dưới đây để giúp công việc soạn thảo văn bản của bạn trở lên nhẹ nhàng nhàn hạ hơn không? Hãy cùng tìm hiểu nhé.

  1. Chuyển đổi văn bản từ viết thường sang viết hoa

Đôi khi vô tình bạn ấn nhầm phím Caps Lock khiến cho tất cả đoạn văn bản dài ngoằng bạn vừa gõ đều là viết hoa. Thay vì phải mất thời gian ngồi thủ công xóa đi và tắt caps lock, gõ lại tất cả những dòng ấy thì trong Word có một mẹo dùng Word vô cùng đơn giản, nhanh chóng mà bạn nên biết đó là bôi đen toàn bộ đoạn văn bản cần chuyển đổi đó và bấm tổ hợp phím Shift + F3. Chương trình sẽ tự chuyển đổi nếu bạn tiếp tục nhấn tổ hợp phím đó để ra loại chữ bạn muốn chữ thường/CHỮ HOA/Chỉ Viết Hoa Chữ Cái Đầu.

  1. Chèn vào văn bản phần chụp màn hình trên máy tính

Thay vì thao tác theo cách truyền thống đó là, bạn dùng lệnh Start -> Snipping Tool -> New rồi nhấn thả chuột để chọn vùng hình ảnh cần chụp, sau đó chọn Save để lưu. Bước tiếp theo là paste hình ảnh đó vào MS Word hoặc vào Insert -> Picture và lấy hình ảnh ở trong thư mục đã lưu để chèn vào Word.

Quá dài dòng và nhiều thao tác, với Word 2010, chỉ việc vào cửa sổ ứng dụng và chọn lệnh Insert -> Screenshot, sau đó chọn cửa sổ hay vùng hình ảnh mà bạn muốn chụp. Ngay lập tức hình ảnh của bạn vừa chọn sẽ được chèn ngay vào văn bản của Word.

  1. Ẩn nội dung trong văn bản bí mật

Sẽ là rất hữu ích nến dân văn phòng hay bất kỳ ai muốn ẩn giấu thông tin trong văn bản mà chỉ mình mình muốn nắm giữ bí mật đó. Cách ẩn văn bản là bạn hãy chọn vùng văn bản cần ẩn bằng cách bôi đen, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + D, nó sẽ ra một cửa sổ Font, bạn sẽ tích vào ô trống có chữ Hidden trong mục Effects. Mọi người sẽ không thể nhìn thấy được đoạn văn bản mà bạn che dấu, nó biến mất không để lại bất kỳ dấu vết.

Thủ thuật ẩn văn bản trong word

Thủ thuật ẩn văn bản trong word

Cách để hiển thị lại đoạn văn bản bị ẩn đó cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ việc bôi đen toàn bộ văn bản bằng tổ hợp phím Ctrl + A, sau đó nhấn Ctrl + D và kích lại 2 lần vào ô trống Hidden đó, sau đó đợi xem kết quả.

  1. Cập nhật ngày giờ tự động

Có một số loại văn bản theo đặc thù, bạn cần phải cập nhật ngày giờ cho bản Word. Vậy thay vì phải gõ thủ công ngày tháng năm và thời gian vào văn bản, có một thủ thuật trong Word vô cùng hữu ích mà bạn nên biết. Nếu như bạn mở cửa sổ ứng dụng của Word, dùng tab Insert -> Date and Time và một cửa sổ sẽ được hiển thị. Sau đó, tùy theo định dạng ngày tháng bạn muốn mà chọn loại cho phù hợp, nếu muốn update tự động cho tất cả các văn bản thì kích thêm vào mục Update Automatically và nhấn OK. MS Word cũng có hỗ trợ tổ hợp phím tắt giúp cho bạn có thể chèn ngày, giờ vào văn bản thông qua tổ hợp phím: Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại, Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại và nếu muốn chèn cả 2 thì nhấn tích hợp Shift + Alt + D + T.

  1. Cấu trúc văn bản

Trong một văn bản, có các luận điểm chính phụ và chia ra các phần các ý, để có thể xem văn bản một cách thuận tiện, bạn có thể dùng chế độ xem cấu trúc của văn bản trong Word và cài đặt nó để dễ review. Bằng cách dùng tab View -> Outline, sau đó chọn các Level nếu cần sắp xếp các đầu ý của văn bản, khi đã xong bạn có thể đóng lại bằng lệnh Close Outine View.

Trên đây chỉ là vài mẹo cơ bản trong Word  giúp bạn xử lý công việc chuyên nghiệp hơn, nhanh hơn. Nếu muốn nâng cao hiệu suất công việc hơn nữa, có thể tìm hiểu qua http://congresosm.com để biết thêm.

 

Chia sẻ MXH

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *