Mẹo hay nên biết trong excel

Posted on Posted in Thủ thuật Excel

Sử dụng excel thành thạo và chuyên nghiệp là một kỹ năng cần thiết giúp ích cho sự thăng tiến trong công việc của bạn. Độ phủ sóng dày đặc và tính ứng dụng cao của exel là điều không cần bàn cãi khi mà phần lớn các ngành đều sử dụng tới nó. Hãy cùng khám phá mẹo hay nên biết trong excel để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của bạn một cách tối ưu nhất.

Đặt mật khẩu cho excel

Dân văn phòng đặc biệt là dân kế toán sẽ có những file excel tối quan trọng cần được đảm bảo độ an toàn cũng như bảo mật của dữ liệu. Để đặt mật khẩu bảo vệ cho sheet excel, trước tiên cần chọn chọn File -> Info -> Protect Wordbook -> Encrypt with Password để đặt mật khẩu cho file Excel đang mở hiện tại cần đặt pass đó.

Đặt lại mật khẩu trong Excel

Đặt lại mật khẩu trong Excel

Chương trình sẽ yêu cầu các bạn nhập password muốn đặt và kích OK. Bất kỳ mật khẩu nào bạn đều có thể đặt nhưng hãy ghi nhớ nó nếu không việc khôi phục khá mất thời gian và nhiều thủ thuật, nhưng không có gì là không thể làm được. Sau đó, bạn nhập lại mật khẩu một lần nữa, giống hệt mật khẩu đã nhập trước đó. Sau đó, mỗi khi mở file excel lên, bạn sẽ được thông báo nhập password và bạn phải nhập đúng mật khẩu mới có thể mở được tài liệu.

Tách họ tên trong excel

Nếu như có thể công việc việc tách họ tên thành 2 cột riêng biệt khiến bạn mất quá nhiều thời gian và sức lực thì có lẽ bạn nên đọc mẹo excel hay, phím tắt đắt giá trong excel để giản tiện công sức. Để có thể tách họ và tên riêng biệt, trước hết là muốn tách Họ, bạn hãy gõ dòng lệnh vào ô gõ công thức:

 =LEFT(ô chứa họ tên cần tách, FIND(“ “,ô họ tên cần tách,1,-1)

Tách họ tên trong Excel

Tách họ tên trong Excel

Để làm tương tự với các ô ngay dưới thì bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào ô vừa hoàn tất công thức trên, khi có biểu tượng dấu cộng thì kéo chuột  xuống dưới đến hết vùng dữ liệu cần tách thì bạn sẽ có được thông tin cần.

Với phần tên thì bạn chỉ cần gõ lệnh như dưới đây sẽ ra được kết quả như ý muốn.

=RIGHT(ô chứ họ tên cần tách,LEN(ô chứa họ tên cần tách)-FIND(“ “,ô chứa họ tên cần tách,1))

Đổ màu dữ liệu điều kiện

Có những dữ liệu cần kiểm tra để trả về kết quả như nếu như nhỏ hơn 100 sẽ đổ màu, lớn hơn 100 vẫn để không color như bình thường hoặc những data bị double sẽ bị đổ màu duplicate. Khi đó, sẽ có một thủ thuật Excel vô cùng hữu dụng mà bạn nên biết thay vì phải ngồi dò thủ công từ data. Đó là lệnh Home -> Conditional Formatting -> Highlight Cells Rules, trong đó bạn có thể chọn loại lệnh mà bạn cần check như Greater Than, Less Than, Duplicate Values…

Sắp xếp dữ liệu trong excel

Không phải ai cũng biết sắp xếp dữ liệu trong excel theo ý mình mong muốn để tiết kiệm thời gian làm việc cũng như nâng cao được hiệu suất công việc. Đây là thủ thuật excel vô cùng hữu ích mà bạn nên áp dụng thường xuyên. Bạn có thể dùng lệnh Home -> Sort & Filter -> Custom Sort, sau đó tùy vùng dữ liệu mà bạn chọn Column cần sort cũng như có để lại data gốc làm header hay không bằng cách tích vào ô My data has headers. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sort ra nhiều data bằng cách chọn thêm Add level hoặc Delete Level…

Với những mẹo vặt trên đây, Congresosm hy vọng sẽ giúp các thao tác excel của bạn thực hiện nhanh gọn, nhẹ nhàng hơn và tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu của bạn để có thể hoàn thành sớm khối lượng bảng tính khổng lồ trong excel.

Chia sẻ MXH

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *